Албан захидал бичих бол доорх загварыг ашиглаад үзээрэй. Англи хэлээр бичих бяцхан хичээл боловч энэ загвар нь захидал бичих олон улсын стандарт гэж хэлж болох байх.

Албан буюу бизнес захидал бичиж сурах нь тийм ч хэцүү биш.  Стандарт үг хэллэгүүдийг хэрэглэх болон агуулга бүтэц нь дутуу биш байх нь чухал байдаг.  Ихэнх захидалд байдаг үг хэллэгүүдээс ерөнхийлөн дараах байдлаар танилцуулья.  Эдгээр үг хэллэгүүд нь захидалын үндсэн бүтэц болж агуулгыг бүрэн дүүрэн гаргахад туслах болно.

Эхлэл хэсэг:

Dear Personnel Director, Хүндэт Боловсон хүчний дарга танаа,

Dear Sir or Madam: Хүндэт ноён буюу хатагтай (хэнд бичиж байгаа нь тодорхойгүй тохиолдолд)

Dear Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Smith: (захидал хүлээн авагчийн нэрийг мэдэж байгаа тохиолдолд.  Албан харилцаанд эмэгтэй хүний гэр бүлийн байдлыг баттай мэдэхгүй байгаа тохиолдолд Ms гэж авгайлах нь тохиромжтой)

Dear Frank: (хувийн болон найз нөхөд, дотно харилцаатай хүндээ бичихдээ эхний нэрээр нь дуудаж болно)

The Reference Тухай

Захидалын товч утга буюу гарчигийг товч бичих нь захидалын зорилгыг улам тодорхой болгодог.  Жишээ нь.
With reference to your advertisement in the Times, Таймс сэтгүүлд тавигдсан зарын дагуу

…your letter of 23 rd March,  – 3 сарын 23-нд бичсэн таны захидлын тухай

…your phone call today, – өнөөдөр таны утасаар ярьсаны дагуу
Thank you for your letter of March 5 th – 3 сарын 5-н захидалд бичиж ирүүлсэнд баярлалаа.

The Reason for Writing Яах гэж бичиж байгаа тухай

I am writing to inquire about … -ийг мэдэхийг хүсч энэ захидалыг бичиж байна.
apologize for … -нд уучлал гуйж энэ захидалыг бичиж байна.
confirm … – ыг баталгаажуулж энэ захидалыг бичиж байна.

Requesting Хүсэлт гаргаж байгаа бол.

Could you possibly? …-эх боломжтой болов уу?
I would be grateful if you could …-вэл би ихэд талархах болно.

Agreeing to Requests Хүсэлтэд зөвшөөрсөн хариу өгөхдөө

I would be delighted to …-эхдээ таатай байх болно.

Giving Bad News Муу мэдээ дуулгахдаа

Unfortunately – Харамсалтай нь…
I am afraid that  – … болов уу гэж эмээж байна.

Enclosing Documents – хавсралт баримт

I am enclosing  …-ийг хавсаргалаа.
Please find enclosed – ийг хавсаргасныг олз үзнэ үү
Enclosed you will find – хавсаргасан болно.

Closing Remarks – Захидалын төгсгөл илэрхийлэхдээ.

Thank you for your help Please contact us again if we can help in any way. Туслалцаа үзүүл-сэнд/лж байгаад байрлалаа.  Ямар байдлаар бидний тусалцаа хэрэгтэй бол холбоо барихыг хүсье.
…there are any problems. Ямар нэг бэрхшээл гарвал…
…you have any questions. Ямар нэг асуух зүйл гарвал…

Reference to Future Contact Цаашид холбоо барих тухай

I look forward to … – тэсэн ядан хүлээж байна.
…hearing from you soon. таниас удахгүй хариу сонсоно гэж…
…meeting you next Tuesday. Ирэх мягмар гаригийн уулзалтыг…
…seeing you next Thursday. Ирэх пүрэв гаригт тантай уулзахыг …

The Finish Төгсгөл

Yours faithfully, – Хүндэтгэсэн (Хэрвээ захидал хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол хэрэглэнэ)

Yours sincerely, – Хүндэтгэсэн Хэрвээ захидал хүлээн авагчийн нэрийг мэдэх бол хэрэглэнэ)

Best wishes, Сайн сайхныг хүсье.

Best regards, Сайн сайхныг хүсье. (Хэрвээ ойр дотны найз нөхөд бол)